Уважаемые жители Магарамкентского района!
С 1 января 2020 года вступили в силу два федеральных закона, в соответствии с которыми устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде, а также вводится обязанность работодателей представлять эти сведения в информационную систему ПФР.
Данные необходимо передавать каждый месяц до 15 числа того месяца, который будет следовать за отчетным. Информировать ПФР надо будет о: приёме на работу, о переводе сотрудников, увольнениях. Отчетность сдается и в том случае, если компания меняет название или работник подает заявление о выборе формы трудовой книжки.
До 30 июня 2020 года включительно всем работодателям надлежит уведомить сотрудников о праве выбрать формат ведения трудовой книжки. Принимать заявления можно будет до конца года.
На граждан, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут, будет формироваться только электронная трудовая книжка.
Это касается всех работодателей – компаний и ИП в том числе.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов. Представляем вашему вниманию этапы перехода на электронные трудовые книжки.
Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция
Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму
До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:
- сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
- работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.
Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.
Шаг 2: Выдайте работникам бланки заявлений
До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:
- заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
- заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
Шаг 3: Проверьте бумажные трудовые книжки
Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.
Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:
- Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
- Даты о приемах, переводах и увольнениях;
- Названия компаний и должностей;
- Наличие печатей;
- Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
- Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
- Наличие записей о переводах;
- Формулировки записей об увольнении.
Шаг 4: Подготовьтесь к сдаче новой отчетности
С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:
- компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
- сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.
К примеру, если организация приняла нового работника в январе 2020 года. В такой ситуации нужно направить сведения о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной, суббота).
Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.
Шаг 5: Заведите специальный ящик электронной почты
Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.
Шаг 6: Измените внутренние документы по кадрам
Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы «Прием на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности». В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.